La Depuración y Enriquecimiento de la información
Extracto de la publicación CastleCRM > Blog & News > 5 Pasos para mejorar la base de datos de nuestro CRM
En una empresa la base de datos de sus clientes es uno de los recursos más importante. No obstante, muchas veces disponer de toda esta información de forma correcta, integrada y normalizada puede ser una importante y muchas veces compleja tarea que deberemos de prestar especial atención. En este post os hablamos de la calidad de datos y de cómo podemos mejorarla. Es un proceso que implica detectar y corregir los posibles errores de un conjunto de datos con el fin de mejorar su calidad.
¿Por qué tener una base de datos de calidad?
La falta de calidad de los datos es uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas en general, pues representa claramente uno de los problemas «ocultos» más graves y persistentes en cualquier organización.
En contrapartida, una buena calidad de datos es uno de los activos corporativos más importantes, ya que permite acelerar el crecimiento y administrar de mejor manera los costos y las iniciativas para obtener mejores rentabilidades.
Podemos destacar los siguientes beneficios al tener una base de datos cualificada:
Toma de decisiones de negocio oportunas, en base a información confiable, validada y limpia.
Ahorro de tiempo y recursos para explotar la información.
Mejorar la confianza, buenas relaciones e imagen de la empresa antes sus clientes y potenciales frente a la competencia.
Base de datos y CRM:
La calidad de nuestros datos es uno de los pilares básicos del CRM. Después de más de 15 años realizando implementaciones CRM nos hemos encontrado situaciones que en un principio pueden parecer simple anécdotas, pero que en realidad suponen un gran coste para la empresa. Encontrarse con un cliente moroso de 3 años, una Señora Juan o una dirección errónea de buen seguro afectará el servicio que realizamos al cliente, la imagen de nuestra empresa y nuestros costes asociados.
De hecho, algunos pueden pensar que si tenemos mal el correo electrónico de un contacto o mal informado un dato importante, nuestro CRM lo arreglará milagrosamente… pero esto no es así…
Si nuestra base de datos está llena de datos irrelevantes, datos mal informados, o desactualizados, es evidente que lo que saldrá del sistema CRM no nos será relevante.
¿Cómo mejorar la base de datos de nuestro CRM?
Como hemos mencionado, sea cual sea el tamaño de una empresa, su cartera de clientes es básica. ¡Vale la pena hacer algún esfuerzo para enriquecer y actualizarla! Para ayudaros en este tarea, os proponemos 5 pasos que permiten enriquecer, actualizar y depurar nuestros datos.
IDENTIFICAR LOS DATOS CLAVES NECESARIOS PARA NUESTRO NEGOCIO
Este paso es extremadamente importante a la hora de crear una base de datos de calidad. Para ello, nos podemos preguntar: ¿Qué información del cliente necesitamos para optimizar la relación con nuestros clientes? y ¿qué métricas necesitaremos para valorar el éxito en nuestro proyecto CRM? La elaboración de estas métricas nos demandará los datos necesarios que deberemos disponer en nuestro sistema.
Consejos:
– No te excedas. Cuanto más campos añadamos, más esfuerzo requerirá por parte del responsable del dato actualizarlo.
– Cliente del dato: asegúrate de facilitar información útil al usuario. Una de las claves para el éxito de un proyecto CRM es el nivel de adopción por parte de los usuarios, siendo a su vez una de las principales dificultades que nos encontramos cuando ponemos en marcha una solución CRM. Es difícil encontrar una empresa que decide despedir a un trabajador que ha logrado el 200% de su objetivo de ventas por el hecho de no haber introducido sus actividades comerciales en el sistema, entonces, ¿cómo hago que estos usuarios introduzcan los datos en el CRM? La forma más efectiva es que el sistema CRM sea una herramienta que le ayude a lograr sus objetivos, pudiendo encontrar información que no lograría de otra manera.
– Haz un glosario de conceptos. Es importante unificar los diferentes conceptos entre los diferentes orígenes, ya que pueden ser diferentes para las diferentes áreas de negocio o sistemas que nos encontramos en la empresa (ERP, web, CRM… (Cliente, cuenta, empresa, contacto…)).
2. IDENTIFICAR EL ORIGEN DE LOS DATOS, EXTERNOS AL CRM
Si nos encontramos en la necesidad de depurar nuestra base de datos debido a un falta de calidad, este paso será de gran importancia. El hecho de identificar todos los orígenes de datos necesarios para nuestro CRM, la descripción y el valor de negocio que aporta nos ayudará a dar prioridad a posibles trabajos de migración, sincronización o integración.
Una vez definida la información que queremos incluir en nuestro CRM y sus diferentes origenes, será importante hacer un análisis de la calidad de los mismos y definir procesos para asegurar su mantenimiento en el futuro.